Analytisch boekhouden: wat is het en wat voegt het toe?

Analytisch boekhouden is een extracomptabele verfijning bij het boeken van kosten en/of opbrengsten. Het is extracomptabel, dus buiten de boekhouding (het boekhoudprogramma) om, omdat het analytisch uitsplitsen de juistheid en de volledigheid van de boekhouding niet beïnvloedt.

Het geeft meer gedetailleerde, analytische informatie over de inhoud van de boekingen per project en in het algemeen. Het voegt dus informatie toe aan de boekingen in termen van projecten, kostenplaatsen en kostensoorten. Deze informatie wordt in LiemarX ERP automatisch bijgehouden en vastgelegd.

Vaak heeft een medewerker van de financiële administratie geen volledig beeld van de transactie op het moment dat hij een boeking moet gaan doen. Als hij bijvoorbeeld een inkoopfactuur ontvangt van een leverancier, kan het zijn dat hij de precieze afkomst niet weet van die factuur. Moet de factuur worden toegekend aan een project? Of behoort deze tot de algemene kosten? Wie moet deze factuur gaan accorderen? Het uitzoeken en verwerken hiervan leidt meestal tot te veel (handmatig) werk, waardoor vertraging in de afhandeling kan plaatsvinden. Dat is niet wenselijk en kost erg veel extra tijd.

Door te werken met een analytische vorm van registreren, kun je kosten en opbrengsten koppelen aan een eenheid, afdeling, project of bedrijfsonderdeel. Hierdoor ontstaat een veel duidelijker overzicht van de verschillende kostenposten die er zijn binnen een bedrijf en kan er effectiever gekeken worden naar die kosten en opbrengsten.

Het bewaken van de kosten is daardoor veel efficiënter en geeft je veel meer grip op het beheersen ervan. Denk hierbij aan de totale kosten van een project versus de opbrengsten, of de kosten van een afdeling versus een opgesteld budget.

De LiemarX inkoopmodule neemt je dit werk gelukkig uit handen. Dit gebeurt direct bij binnenkomst van de factuur in de scan & herken-software van de module Factuur2Liemar. Belangrijke aanvullende informatie zoals projecten, afdelingen, kostensoorten en kostenplaatsen wordt automatisch toegekend en komt dus automatisch op de juiste plek.

Nu is het zo dat al deze informatie volgens een drietal plannen automatisch in LiemarX ERP zit ingebakken. Plan 1 is per project, Plan 2 is per afdeling en Plan 3 is per projectcategorie (een soort project/werf). Kostensoorten en -plaatsen zijn vrij instelbaar.

Het mooie is nu dat je binnen een project ook Plan 2 vindt. Daarbij, binnen Plan 2 heb je per project een perfecte analytische uitsplitsing per afdeling, kostenplaats en/of kostensoort en/of leverancier en/of medewerker en/of datum. Deze zijn te vinden en te analyseren middels draaitabellen in de project- en BI-module van LiemarX.

Ook is er in LiemarX een analytisch beschouwing mogelijk op algemene kosten-niveau met budget én dekking ervan per fiscaal jaar, per fiscale entiteit, op grootboekrekening, op kostensoort en kostenplaats en op variabele verslaglegging (zelf te definiëren samenvoegingen). Hiermee wordt de noodzaak voor een analytische inrichting en beschouwing in het boekhoudprogramma weggenomen.

Meer weten over de mogelijkheden van LiemarX? Maak dan eens geheel vrijblijvend een afspraak. We horen graag van je! Bel ons op +31 (0) 40 24 84 041 om jouw organisatie te bespreken. Ook kun je op onze website terecht voor meer informatie: www.liemar.nl.