Efficiënt beheer van informatiestromen

Het blijft een uitdaging om de productinformatie binnen een bedrijf efficiënt te beheren. Hoe zorgvuldig de informatie voor website, documentatiemappen, adviestools en productinformatie ook wordt opgeslagen in allerlei databases, in elk bedrijf gaat het regelmatig mis. Hoe voorkom je dat iemand versie drie van een bestek gebruikt, terwijl er al een zesde versie in omloop is?

Peter Veldhuizen, algemeen directeur van ZeeBoer, kent het probleem als geen ander. Sterker nog, om het probleem voor eens en altijd uit de wereld te helpen, ontwikkelde ZeeBoer al in de negentiger jaren de digitale bestekservice en in 2000 werd hier het PIM-systeem aan toegevoegd. Zo ontstond een totaal cloud-softwarepakket – speciaal afgestemd op de bouwsector – waarmee producten en assets efficiënt en doeltreffend beheerd kunnen worden.

“Tot het begin van deze eeuw waren we vooral bestekschrijvers”, vertelt Veldhuizen. “Bestekspecificaties moesten niet alleen goed geschreven worden, ze moesten ook continu worden aangepast. Om te garanderen dat iedereen uitsluitend de laatste versie zou gebruiken, ontwikkelden we Utopis Platform, een Product Informatie Managementsysteem, kortweg ‘PIM’. Met deze tool kunnen informatiestromen keurig worden gecategoriseerd en veilig worden opgeslagen in de cloud. De gebruiker geeft hierin zelf aan hoe hij de informatie geordend wil hebben. Per artikel, product, project of systeem? Voor de handel, marketing, sales of consultancy? Je kunt met ons PIM alle kanten op. De gegevens worden bovendien continu geüpdatet.”

Een belangrijke feature van de software is de BIM-koppeling, waarmee eenvoudig gekoppeld kan worden aan de vele softwarepakketten die in het BIM-landschap in omloop zijn. Veldhuizen: “De fabrikant kan in dit geval zijn assortiment en oplossingen opnemen in de BIM-software, waardoor deze voorhanden is voor alle medegebruikers. Het is ook te koppelen aan ETIM zoals Revit en Archicad.”

Op dit moment maken zo’n 120 merken – afkomstig uit alle bouwsectoren – gebruik van de software. Dankzij de softwareproducten verloopt het documentenbeheersysteem binnen deze bedrijven probleemloos en aanzienlijk eenvoudiger. “Het lijkt misschien een grote stap”, begrijpt Veldhuizen, “maar ZeeBoer neemt de bouw, implementatie en afstemming op de specifieke doelgroep voor haar rekening. Daarna volgt er een uitgebreide uitleg voor iedereen die met de software gaat werken. We leren hoe bestekken, producten en plaatjes kunnen worden ingevoerd. Hierdoor komt iedereen er al gauw achter dat PIM geen mammoettanker is, maar juist een praktisch en uiterst gebruikersvriendelijk systeem. Iedereen die ermee wil werken, kan ermee werken. Het delen en verspreiden van kennis en kunde wordt opeens heel gemakkelijk. Dat kan bovendien al snel. Voor de volledige installatie van PIM staat slechts een halfjaar tot een jaar.”