Eine kurze Einführung: E-Invoicing und PEPPOL in den Niederlanden und Belgien

Bei der elektronischen Rechnungsstellung oder E-Invoicing denken viele an Rechnungen, die per Post im PDF-Format versandt und empfangen werden. Das ist zwar schon viel effizienter als die Rechnungsstellung per Post, bietet aber nicht alle Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung. Schließlich geht es dabei um die automatisierte Verarbeitung.

Eine elektronische Rechnung ist ein xml-Dateityp und hat das strukturierte UBL-Format. Dieser Dateityp wird von (den meisten) Buchhaltungspaketen automatisch erkannt und verarbeitet. Das spart eine Menge manueller Arbeit. Die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung:

PEPPOL ist ein offenes Netz für den Austausch von elektronischen Rechnungen. Es ist der internationale Standard für die elektronische Rechnungsstellung und die elektronische Bestellung. Mit Hilfe standardisierter Informationsfelder ermöglicht es die automatische Erkennung und Befüllung. So können Sie Ihre Geschäftsunterlagen einfach und weltweit mit denen anderer Unternehmen und staatlicher Organisationen verknüpfen. PEPPOL bietet ein schnelles und sicheres Netzwerk, in dem die Identität der Benutzer festgestellt wird.

Die niederländische PEPPOL-Behörde (NPa) ist die Aufsichtsbehörde für das PEPPOL-Vertragssystem in den Niederlanden. In manchen Fällen ist die elektronische Rechnungsstellung über PEPPOL bereits eine feste Vorschrift. Der öffentliche und (mehr oder weniger) private Sektor in Belgien, den Niederlanden, Frankreich, Italien und Spanien beispielsweise ist bereits aktiv dazu verpflichtet. Auch außereuropäische Länder wie Australien, Singapur, Japan und Neuseeland sind dabei, die elektronische Rechnungsstellung über PEPPOL zur Pflicht zu machen.

Die Europäische Kommission arbeitet an einem Legislativvorschlag mit dem Titel Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter (ViDA), der die elektronische Rechnungsstellung für B2B-Umsätze vorschreiben wird:

Die belgische Regierung will im Juli 2024 mit einer schrittweisen Einführung für den B2B-Markt beginnen, bei der Unternehmer Rechnungen per E-Invoicing erhalten sollen. Die erwarteten Auswirkungen sind groß, denn 60% der Rechnungen in Belgien werden heute per E-Mail versandt. Etwa 25% der Rechnungen haben bereits ein strukturiertes Format. Die flämische Regierung spielt dabei eine Vorreiterrolle und hat das System bereits ab 2017 eingeführt.

Die niederländische Regierung hat sich für PEPPOL als Standard für die elektronische Rechnungsstellung entschieden, weil er dem europäischen Standard entspricht. Außerdem ist der Anwendungsbereich von PEPPOL größer als nur die EU; auch Länder außerhalb der EU führen die elektronische Rechnungsstellung über PEPPOL ein.

Wahrscheinlich haben Sie bereits die richtigen Werkzeuge. Dies ist, was Sie brauchen:

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Quellen: www.peppol.eu, www.rvo.nl, www.peppolautoriteit.nl