Het eeuwige spanningsveld in een matrixorganisatie: drie tips

Als projecten en processen hand in hand gaan, ontstaat in een matrixorganisatie altijd een spanningsveld. Of het nu om eenvoudige of complexe, kleine of grote projecten gaat. Voor de staalbouw en metaalconstructie is dat niet anders. Dus we denken graag met je mee over een manier om de spanning te verlichten.

In essentie gaat het er altijd om dat je klant een probleem heeft en jou inhuurt om dat op te lossen. Jouw klant heeft bijvoorbeeld geen eigen fabricagemogelijkheden, te weinig specifieke kennis of simpelweg een planningsprobleem. Hij huurt je niet in om er nog een pak problemen bij te krijgen.

Om een passende oplossing te bieden, moet je als organisatie betrouwbaar zijn. Afspraken nakomen, vrij van (nare) verrassingen en leveren zoals het verwacht wordt. En liefst nog een beetje beter dan dat. En daar dan óók nog goed over communiceren. Het kan allemaal, mits je inzicht hebt in waar je staat, hoe je processen eruitzien en je daar grip op houdt. Dat laatste kan een uitdaging zijn door allerlei interne en externe verstoringen.

In de interne organisatie loopt het vaak fout door een onduidelijk proces, onduidelijke communicatie of vergeten zaken (te druk met iets anders). Extern is de verstoring vaak grilliger. Denk aan uitblijvende goedkeuring op ontwerpen, een te late levering van materialen of het moeten anticiperen op onvoorziene omstandigheden zoals bouwkundige afwijkingen. In alle gevallen geldt: ‘time is of the essence’.

Door planmatig te werken, breng je het bijsturen terug tot de kern: geef aandacht aan de zaken die variabel zijn en niet aan de stappen die steeds terugkomen. Dat gaat alleen als je structuur aanbrengt in de werkzaamheden en projecten, inzicht hebt in je eigen proces en de tijd die je daarvoor nodig hebt. En als je dat goed doet, kun je binnen de projecten de stap maken naar ‘gegarandeerde doorlooptijden’. Dat geeft duidelijkheid voor iedereen. Hoe blij zal je opdrachtgever, je organisatie maar ook je toeleverende kern daar mee zijn? Zeker als die doorlooptijden korter zijn dan je ooit gedacht zou hebben.

Niels Oudenaarden: ‘Iedereen zegt altijd dat zijn projecten uniek en onvoorspelbaar zijn. Natuurlijk maak je elke keer een uniek product, maar in essentie is het proces altijd gelijkaardig. Zorg dat je aandacht uitgaat naar het product en de beheersaspecten tijd en geld, en niet aan het steeds weer opnieuw op gang houden van het interne proces.’

Kunnen we jou helpen bij het zetten van stappen richting significante productiviteitsgroei? Neem dan contact met ons op! Bel ons op +31 (0) 40 24 84 041 om jouw organisatie te bespreken. Ook kun je op onze website terecht voor meer informatie: www.liemar.nl.